- Hak kazanan aday Web sayfasında hak kazandığının ilanını gördükten sonra katılım dilekçesi verir.
- Hak kazanılan üniversitenin iletişim bilgileri hakkında Erasmus Koordinatörlüğünden bilgi alınır ve ardından karşı kurumla yazışmalar yapılarak program oluşturulur.
- Karşı kurumla programı oluşturduktan sonra hak kazanan aday Personel Eğitim Alma Hareketliliği Anlaşmasını hazırlar, Erasmus Koordinatörlüğüne hazırlanan Anlaşma teslim edilir ve gerekli imzalar Erasmus Uzmanı tarafından tamamlanır ve ilgili adaya iletilir. Hak kazanan aday, karşı kurumla iletişime geçerek mail yoluyla karşı kurumun imzalarını tamamlar ve imzaları tamamlanmış anlaşma kopyasını Erasmus Koordinatörlüğüne iletir. (Öğrenim anlaşması an az 2 iş günü şeklinde planlanmalıdır.)
- Öğrenim anlaşması tamamlandıktan sonra hak kazanan aday karşı kurumdan Davet Mektubu talep eder ve gönderilen davet mektubu Erasmus Koordinatörlüğüne iletilir.
- Davet mektubunu aldıktan sonra hak kazanan aday eğitim alma hareketliliğinden yararlanacağına ve hangi tarihler arasında izinli sayılacağına dair bağlı bulunduğu birimden resmi görevlendirme yazısı alır.
- Görevlendirmenin ardından hak kazanan aday Erasmus Uzmanı ile görüşerek hibe sözleşmesini hazırlar.
- Hibe sözleşmesi imzalandıktan sonra hak edilen hibenin %80’inin personel hesabına aktarılması için Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına talimat verilir. (Hibenin hesaba aktarılması için Personel Eğitim Alma Hareketliliği Anlaşmasının imzalı ve mühürlü son halinin Erasmus Koordinatörlüğüne teslim edilmesi gerekmektedir.)
- Hak kazanan adayların faaliyet başlamadan en geç 15 gün öncesine kadar yukarıdaki belgeleri Erasmus Koordinatörlüğüne teslim etmesi gerekmektedir.
Faaliyet Dönemi sona erdikten sonra aşağıdaki belgeler Erasmus Koordinatörlüğüne teslim edilmelidir.
- Katılım Sertifikası; Hak kazanan aday hareketliliğini tamamladıktan sonra dönmeden önce karşı kurumdan talep eder. Islak imzalı olmalıdır. (En az 2 gün, 8 saat)
- Uçak Biniş kartları
- Pasaport giriş-çıkış sayfasının fotokopisi
- Personel Nihai Raporu (Personelin mail adresine iletilen AB anketinin (EU Survey) doldurulması gerekmektedir. )
Faaliyetin tamamlanmasından itibaren 15 gün içinde ilgili evrakların Erasmus Koordinatörlüğüne iletilmesi gerekmektedir.
